نظام الاعتماد APPROVAL SYSTEM
يعتبر اعتماد المستند من الامور الضرورية فى مجال الاعمال بمختلف القطاعات وذلك لاحكام الرقابة على دورات العمل بمختلف اشكالها ، بما يؤدى فى النهاية الى المحافظة على موارد الشركة مثل المنتجات والاصناف والنقدية وتحقيق الكفاءة بالاستخدام الامثل لهذه الموارد .
لذلك تم تطوير نظام اعتماد المستندات بالبرنامج فى الفترة الاخيرة بما يلبى احتياجات الشركات ودورات العمل المختلفة ، وهو نظام يقوم على وجود عدة معتمِدين للمستند بحيث يتم الاعتماد على عدة خطوات multi-step approval وذلك بما يحقق العديد من المزايا والفوائد
مميزات نظام الاعتماد
- تعدد المعتمدين للمستند الواحد يعنى لا يكون المستند معتمد وقابل للتنفيذ الا بعد توقيعه من جميع المعتمدين All approvers ،حيث يمكن تحديد عدة مستخدمين يكونوا مسئولين عن اعتماد كل مستند مثل طلب الشراء - طلب الصرف المالى - امر الشراء ، فمثلا طلب الصرف لا يكون معتمد الا بعد اعتماده من مستخدم 1 و مستخدم 2 ومستخدم 3 ، وهو ما يعنى ان للعملية الواحدة اكثر من معتمد ، ولا يتم السماح بالتنفيذ الا بعد استيفاء جميع التوقيعات والاعتمادات فمثلا لا يتم صرف النقدية الا بعد اعتماد طلب الصرف من جميع المعتمدين .
- تعدد مسارات الاعتماد لنفس المستند فمثلا (طلب الشراء) الخاص بفرع حلوان يعتمده مستخدم 1 و مستخدم 2 و مستخدم 3 (يعنى يحتاج 3 توقيعات) ، بينما طلب الشراء الخاص بفرع الدقى يعتمده مستخدم 3 و مستخدم 4 (يعنى يحتاج 2 توقيع ) .
- امكانية تحديد أى عدد من المعتمدين حيث يمكن ان يكون مسار الاعتماد يحتوى على مستخدم او اكثر حسب مايتوافق مع سياسات واجرئات كل شركة .
- امكانية تخصيص معتمدين محددين لكل مستند .
- الاعتماد حسب ترتيب المعتمدين بحيث لا يصل المستند الى احد المعتمدين الا اذا اعتمده المعتمد السابق له فى سلسلة المعتمدين المحددة مسبقا .
- احكام الرقابة على العمليات المختلفة مثل صرف البضاعة او طلبات الشراء او الصرف النقدى والمستخلصات سواء للمالك او مقاول الباطن ، بالاضافة الى تنظيم وضبط دورات العمل المختلفة .
- تسهيل عمل المستخدمين القائمين بالاعتماد فمن خلال شاشة واحدة فقط يمكن للمستخدم استعراض وقبول ورفض المستندات
- حيث يقوم المستخدم باستعراض شاشة (الاعتماد) ليجد مجموعة المستندات الخاصة به والتى تحتاج لقراره بالموفقة او الرفض .
- و يمكنه اتخاذ اجراء الاعتماد او الرفض على مستوى المستند ككل او على مستوى كل سطر فى المستند .
- وكذلك يمكنه استعراض موقف المستندات السابقة ورحلة اعتمادها من خلال صفحة الطلبات السابقة .
- بالاضافة الى امكانية اضافة تعليق على المستند او استعراض تعليقات المستخدمين الاخرين .
كل ذلك من خلال نفس الشاشة دون الحاجة الى التنقل بين شاشات مختلفة وهو ما يوفر الوقت والجهد ويساهم فى تسهيل وتسريع دورة العمل .
- ميزة ارسال الطلب للاعتماد هذه الميزة تعطى المستخدمين -منشئ المستند او المراجع - الفرصة الكاملة لمراجعة المستند والتعديل عليه طالما لم يرسله الى المعتمدين ، كما يمكن الرجوع فى هذه الخطوة والغاء الارسال طالما لم يتم التنفيذ (تحميل المستند فى مستندات اخرى)
- الاشعارات فى نظام الاعتمادات هى احد المميزات الهامة فى نظام الاعتماد حيث يتم ارسال اشعار للمستخدمين والمعتمدين يفيد بقيام المستخدم بارسال المستند للاعتماد بعد الانتهاء من تجهيزه ، كذلك يتم ارسال اشعار عند قيام احد المعتمدين بعمل اجراء على المستند بالموافقة او الرفض ويتم ارساله لمستخدمين محددين وكذلك المعتمدين المحددين فى سلسلة الاعتماد وذلك ليقوم المعتمدين التاليين فى سلسلة الاعتماد بدورهم تجاه المستند او لاخبار المستخدم الذى انشأ المستند ان المستند اصبح معتمد نهائيا وجاهز للتنفيذ ، وتظهر هذه الاشعارات للمستخدم فى شاشة الاشعارات على البرنامج و على الموبايل موضحا فيها بيانات المستند واسم المستخدم الذى قام بارسال المستند او بعمل اجراء (اعتماد او رفض ) وايضا تاريخ ووقت استلام المستخدم للمستند وتاريخ ووقت الاجراء وكذلك حالة المستند بعد عمل هذا الاجراء . للمزيد عن الاشعارات فى نظام الاعتمادات
- امكانية تحديد شروط معينة اذا توفرت فى المستند فانه يجب ان يسير فى مسار اعتماد معين مثال طلبات الصرف التى تزيد عن 100000 جنيه تحتاج لاعتماد 4 معتمدين على سبيل المثال .
- امكانية اضافة تعليق حيث يمكن للمستخدم المعتمد اضافة تعليق عند اتخاذه اجراء على المستند بالاعتماد او الرفض لاضافة ملاحظة معينة او لتسجيل سبب الرفض .
- امكانية المحاسبة وتحديد مسؤوليات الموظفين والمديرين .
- المحافظة على موارد الشركة .
الاعتماد المتعدد
فى كثير من الحالات يحتاج المستند لأكثر من اعتماد من اكثر من مسئول وذلك للعديد من الاسباب منها اهمية العملية المطلوب اعتمادها ، فمثلا نجد ان طلب الصرف النقدى للموردين قد يحتاج الى اعتماد من مدير المشتريات ومدير الخزائن ومدير الحسابات والمدير المالى ، فى حين ان طلب الصرف للمصروفات اليومية او النثريات قد لا يحتاج الى اى اعتماد او يحتاج الى اعتماد واحد فقط على الاكثر وهى امور نسبية تختلف من شركة لأخرى .
وبناءا على ماسبق فانه يمكن تحديد اكثر من معتمد للمستند وكذلك يمكن تحديد اكثر من مسار اعتماد لنفس العملية ففى بعض الاحيان تحتاج مثلا الى 4 معتمدين واحيانا اخرى الى 2 معتمدين واحيانا لا تحتاج الى معتمدين اصلا
من خلال شاشة اعدادات الاعتمادات :
- يمكن تحديد مسار الاعتماد لكل مستند بتحديد المستخدمين المسئولين عن اعتماد هذا المستند
- امكانية ان يكون الاعتماد على الترتيب بحيث لا يصل المستند الى جميع المعتمدين فى نفس الوقت لكن لا يصل الى كل معتمد الا اذا اعتمده الشخص السابق له فى مسار الاعتماد المحدد فى اعدادات الاعتمادات
- تحديد الدفاتر التى سيطبق عليها مسار الاعتماد
ارسال المستند للاعتماد
يقوم المستخدم بانشاء المستند واستيفاء جميع بياناته الضرورية والتأكد من ان المستند اصبح جاهز لتقديمه للاعتماد من قبل المديرين ، بعدها يقوم بارسال المستند للاعتماد حيث يسير المستند فى مسار الاعتماد المحدد له مسبقا فى شاشة اعدادات الاعتمادات ، وحينها لا يمكن التعديل فى المستند لانه تحت الاعتماد .
و يتم ارسال اشعار للمستخدمين والمعتمدين عندما قيام المستخدم بارسال المستند للاعتماد حتى يقوم كل معتمد بدوره فى عملية الاعتماد باتخاذ الاجراء المناسب تجاه المستند بالموافقة او الرفض ،
و يظهر هذا الاشعار للمستخدم فى شاشة الاشعارات على البرنامج وكذلك على الموبايل وموضحا فيه بيانات المستند واسم المستخدم الذى قام بارسال المستند و كذلك تاريخ ووقت الارسال
اعتماد/رفض المستند
حتى يسهل على المستخدم اعتماد او رفض المستند فإن ذلك يتم من خلال شاشة واحدة فقط يظهر له فيها كل المستندات التى تحتاج الى اتخاذ قرار بشأنها .
من خلال شاشة الاعتماد يمكن للمستخدم اعتماد اورفض الطلب ، وذلك اذا كان هذا المستخدم موجود ضمن سلسسلة المعتمدين ، ووفق دوره فى مسار الاعتماد
وعند قيام احد المعتمدين بعمل اجراء على المستند بالموافقة او الرفض يتم ارسال اشعار لمستخدمين محددين وكذلك المعتمدين المحددين فى مسار الاعتماد وذلك ليقوم المعتمدين التاليين فى سلسلة الاعتماد بدورهم تجاه المستندوكذلك لاخطار المستخدم الذى انشأ المستند ان المستند اصبح معتمد نهائيا وجاهز للتنفيذ
ويظهر هذا الاشعار للمستخدم فى شاشة الاشعارات على البرنامج ووكذلك على الموبايل وموضحا فيه بيانات المستند واسم المستخدم الذى قام بالاجراء (الاعتماد او رفض ) وايضا تاريخ ووقت استلام المستخدم للمستند وتاريخ ووقت الاجراء وكذلك حالة المستند بعد عمل هذا الاجراء
ومن خلال شاشة الاعتماد الموضحة مسبقا :
- تظهر المستندات التى يجب على المستخدم الحالى اخذ موقف تجاهها بالموافقة او الرفض ، ولا يظهر له اى مستندات هو ليس ضمن المعتمدين المسئولين عنها فمثلا لا يظهر للمستخدم عقد المقاول اذا كان غير مسئول عن اعتماده .
- كما يسهل من خلال هذه الشاشة اعتماد كل سطور المستند او تحديد سطور معينة واتخاذ اجراء بشأنها بالاعتماد اوالرفض
- كما يمكن من خلال نفس الشاشة استعراض المستندات السابقة بجميع مراحل الاعتماد التى مرت بها من خلال الجزء الخاص بالطلبات السابقة ، والمرحلة التى يقف عندها المستند .
ماهى حالات الاعتماد ؟
يمر المستند بعدة حالات منذ انشائه حتى يكتمل اعتماده ويصبح قابل للتنفيذ او بتم رفضه وهذه الحالات كمايلى :
وفيما يلى نبذة مختصرة عن كل حالة :
1-مسودة Draft
- هى نقطة البداية للمستند وتمثل الحالة المبدئية او الأولية
- تكون الحالة (مسودة) عند انشاء مستند وحفظه
- يمكن التعديل فى المستند
- تتميز باللون (الابيض)
2- تحت الاعتماد Pending Approved
بعد الانتهاء من اعداد وتجهيز المستند يقوم المستخدم بارسال المستند للاعتماد ليقوم المعتمدين المحددين فى مسار الاعتماد بأخذ اجراء بشأن هذا المستند بالقبول او الرفض
-تكون الحالة (تحت الاعتماد) عند ارسال المستند للاعتماد او عند (اعتماد) المستند من احد او بعض المعتمدين وليس كل المعتمدين
- لا يمكن التعديل فى المستند
- لكن يمكن التعديل فى المستند اذا تم (الغاء الارسال) حتى يعود المستند الى حالة (مسودة) مرة اخرى
- تتميز باللون (الاصفر)
3- معتمد Approved
حتى يمكن تنفيذ المستند (تحميله فى مستندات اخرى) يجب اعتماده من جميع المعتمدين المحددين فى سلسلة الاعتماد
- تكون الحالة (معتمد) عند اعتماد المستند من كل المعتمدين المحددين فى سلسلة الاعتماد ، يعنى عند استيفاء جميع التوقيعات اللازمة لاعتماد المستند
- لا يمكن التعديل فى المستند
- لكن يمكن التعديل فى المستند اذا تم (الغاء الارسال) حتى يعود المستند الى حالة (مسودة) مرة اخرى
- تتميز باللون (الاخضر)
4- مرفوض Rejected
- تكون الحالة (مرفوض) عند رفض المستند من احد المعتمدين المحددين فى سلسلة الاعتماد
- لا يمكن التعديل فى المستند
- لكن يمكن التعديل فى المستند اذا تم (الغاء الارسال) حتى يعود المستند الى حالة (مسودة) مرة اخرى
- تتميز باللون (الاحمر)
تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد على المستندات التالية :
>> امر الشراء <<
فى برنامج المشتريات تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد فى امر الشراء ، حيث تم تطبييق حالات الاعتماد الجديدة السابق الاشار اليها ، كما اصبح الاعتماد على مستوى كل سطر حيث يمكن للمستخدم الموافقة على بعض السطور ورفض بعضها مع توفير امكانية لاعتماد كل السطور ، واصبح خيار الغلق على مستوى السطر حتى يتمكن المستخدم من ايقاف تنفيذ (تحميل) صنف حتى بعد تنفيذ (تحميل) جزء من كمية الصنف .
وبنائا على ماسبق فلا يمكن تحميل سطر امر الشراء فى فاتورة مشتريات او اذن اضافة مثلا الا اذا كان السطر معتمد وغير مغلق .
>> طلب الشراء <<
تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد فى طلب الشراء حيث تم تطبييق حالات الاعتماد الجديدة (مسودة-تحت الاعتماد-معتمد-مرفوض ) السابق الاشار اليها ، كما تم اضافة خيار جديد على مستوى السطر وهو خيار (مغلق ) بحيث يتمكن المستخدم من ايقاف تنفيذ (تحميل) صنف او حتى بعد تنفيذ (تحميل) جزء من كمية الصنف ، وبالتالى لن يتم تحميل سطر طلب الشراء فى امر شراء مثلا الا اذا كان السطر مستوفى جميع الاعتمادات المطلوبة وغير مغلق .
>> طلب الصرف المالى <<
تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد فى طلب الصرف المالى فى برنامج المدفوعات حيث تم تطبييق حالات الاعتماد الجديدة (مسودة-تحت الاعتماد-معتمد-مرفوض ) السابق الاشار اليها .وبنائا عليه فلا يمكن تحميل سطر طلب الصرف فى ايصال دفع نقدى او شيك او تحويل بنكى الا اذا كان السطر معتمد من جميع المعتمدين .
>> تسعير العطاء <<
هى احد خطوات دورة عمل المقاولات وهى الخطوة التى يتم فيها تحليل بنود الاعمال وتحديد الكمية اللازمة من بنود التكلفة لتنفيذ كل بند اعمال وبالتالى الوصول لتكلفة كل بند اعمال ولدقة واهمية هذه الخطوة واحتياجها للاعتماد من اكثر من جهة فقد تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد فى شاشة تسعير العطاء ، وبنائا عليه لن يتمكن المستخدم من تحميل التسعير فى الشاشات التالية له مثل عرض السعر ومخطط التنفيذ وتوزيع المخطط الا بعد استيفاء جميع التوقيعات اللازمة للمستند .
مع مراعاة انه يمكن عمل اكثر من تسعير للمقاولة لكن واحد منهم فقط سيتم العمل عليه بعد اعتماده لذلك لن يتم ارسال سوى تسعير واحد فقط .
وبعد الارسال والاعتماد يمكن ادخال بند جديد فى شاشة التسعير او التعديل فى بند موجود طالما لم يتم تحميله فى عرض سعر .
>> مستخلص المالك <<
هو احد خطوات دورة عمل المقاولات والتى تهدف لحساب المالك عن بعض او كل قيمة الاعمال المنفذة وهو مستند مالى يزيد مديونية العميل وينتج عنه قيد يومية وقد تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد فى مستخلص مالك فى هذا الاصدار ، وبنائا عليه لا يمكن تحصيل المستخلص الا بعد اكتمال جميع الاعتمادات اللازمة .
>> مستخلص المالك أولي <<
مستخلص المالك الأولي هو خطوة اختيارية فى دورة المقاولات تمهد لاصدار مستخلص نهائي للمالك لكن لا ينتج عنها قيد يومية ولاتؤثر فى حساب العميل وقد تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد فى مستخلص المالك أولي فلا يمكن تحويل مستخلص المالك أولي الى مستخلص نهائى الا اذا كان المستخلص الاولى معتمد .
>> مستخلص مقاول الباطن <<
يهدف مستخلص مقاول الباطن الى حساب المقاول عن بعض او كل قيمة الاعمال التى نفذها وهو مستند مالى حيث يزيد من مديونية مقاول الباطن وينتج عنه قيد يومية فى برنامج الحسابات العامة، وقد تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد فى مستخلص الماقول فى هذا الاصدار ، وبنائا عليه لا يمكن سداد المستخلص بأى طريقة من طرق السداد (نقدى- شيك -تحويل بنكى) الا بعد اكتمال جميع الاعتمادات اللازمة .
>> مستخلص مقاولين الباطن الأولي <<
مستخلص مقاولين الباطن الأولي هو احد خطوات دورة العمل فى برنامج المقاولات وهو خطوة اختيارية تسبق المستخلص النهائى للمقاول وتهدف الى تجهيز مستخلص نهائي للمقاول بنائا على المستخلص الاولى ، لكن خطوة المستخلص الاولى لا ينتج عنها قيد يومية ولاتؤثر فى حساب المقاول وقد تم تطبيق نظام الاعتماد الجديد على المستخلص الاولى لمقاولى الباطن فى هذا الاصدار ، فلا يمكن تحويل مستخلص المقاول الأولي الى مستخلص نهائى الا اذا كان المستخلص الاولى معتمد .
================================================================================================
اضافة المخزن الى الاستيراد المتعدد
الاستيراد المتعدد هو احد الادوات الفعالة والمفيدة جدا لتوفير وقت وجهد المستخدم ، وتستخدم فى تسجيل عدد كبير من المستندات على دفعة واحدة وهو مايحتاجه المستخدم بشكل اساسى فى بداية عمله على البرنامج لادخال الحركات القديمة والتى قد تكون عن فترات طويلة سابقة او حتى لادخال عدة مستندات عن فترة حالية لكن المستند الواحد يحتوى على كثير من التفاصيل . للمزيد عن الاستيراد المتعدد
لذك تم تطوير هذه الجزئية بامكانية تحديد المخزن فى ملف الاستيراد المتعدد الخاص بالمستندات التالية
- فاتورة المبيعات
- مردودات المبيعات
- فاتورة مشتريات
- مردودات المشتريات
وذلك فى حالة ان الفاتورة او المردود ينتج عنه صرف او اضافة مخزنية