تسجيل عمليات حضور وانصراف الموظفين عن طريق البصمة من اسهل الطرق واكثرها شيوعا ، وهو تقنية تقوم على استخدام بصمة الإصبع Fingerprint لتسجيل دخول وخروج الموظفين من خلال جهاز الحضور والانصراف دون الحاجة الى السجلات والدفاتر الورقية ، وهو ما يؤدى الى العديد من المميزات مثل تحسين إدارة الموارد البشرية بشكل عام ، وتوفير بيانات وتقارير دقيقة عن الحضور والانصراف والتأخيرات والإجازات وهو مايؤدى لدقة احتساب الرواتب ، كما أنه يساعد على الانضباط وتقليل التلاعب ، ويساعد ايضا على توفير الوقت والجهد والتكلفة سواء للموظف و للشركة ، بالاضافة الى سهولة تطبيقه .
خطوات ربط ماكينة البصمة ببرنامج اتش ار انتربرايز
يجب ربط ماكينة تسجيل الحضور والانصراف ببرنامج اتش ار انتربرايز حتى يتم سحب بصمات الحضور والانصراف بشكل تلقائى
وحتى يتم ربط ماكينة البصمة بالبرنامج بشكل سليم يجب اتباع مجموعة من الخطوات :
اولا : تثبيت السيرفيس
ثانيا : تعريف ماكينات البصمة على برنامج اتش ار انتربرايز
ثالثا : ضبط اعدادات السيرفيس
وسيتم توضيح هذه الخطوات بالتفصيل فيما يلى
اولا : تثبيت السيرفيس على الجهاز
- يمكنك الحصول على سيرفيس الحضور والانصراف من خلال الرابط التالى :
https://www.mediafire.com/file/m0wbpdhq77q95c0/Double+Click+ERP+Attendance+Service+x64+v25.12.21.01.exe/file
- بعد تنزيل السيرفيس يجب تثبيتها setup على جهاز الكمبيوتر وهى المسئولة عن سحب بصمة الحضور والانصراف بشكل دورى تلقائى من ماكينة البصمة وادخالها الى البرنامج مع مراعاة ان جهاز الكمبيوتر يمكنه الوصول الى ماكينة الحضور والانصراف وتتم عملية التثبيت كما يظهر فى الخطوات التالية
- بعد عمل setup للسيرفيس يجب التأكد من أنها موجودة على الجهاز وتعمل Running بشكل سليم كما يظهر فى الخطوات التالية
ثانيا : تعريف ماكينات البصمة على برنامج اتش ار انتربرايز
ويتم تعريف ماكينات البصمة على البرنامج وفقا للخطوات التالية :
- الدخول الى برنامج الحضور والنصراف > مواعيد العمل > تعريف ماكينات الحضور
- لتعريف ماكينة جديدة الضغط على (اضافة سجل جديد) و ادخال الاعدة التالية :
> اسم الماكينة : يتم كتابته يدويا
> كود الماكينة : يتم كتابته يدويا
> نوع الماكينة : يتم اختيار النوع الموافق لجهاز الماكينة الموجود لدى المستخدم ، ويدعم البرنامج امكانية الربط مع العديد من انواع ماكينات البصمة مثل ( ZK - Bio star - Nitgen - system max -....) باختلاف امكانياتها.
> الفرع : يتم اختيار الفرع الذى تعمل به الماكينة ، وهو عبارة عن قائمة تأتى بالفروع المعرفة على البرنامج ، وهنا يجب التنويه الى أن الفرع الواحد قد يشتمل على اكثر من ماكينة .
> رقم الموقع : يتم كتابة رقم الفرع الذى سيتم اختياره فى عمود الفرع ، ويمكنك الحصول على رقم الموقع بالرجوع لتعريف الفرع وذلك من خلال الدخول على الشركة > بيانات الشركة > الفروع > عمود رقم الفرع
> الموقع : يتم اختيار الموقع الذى تعمل به الماكينة ، وهو عبارة عن قائمة تأتى بالمواقع المعرفة على البرنامج واحيانا قد يشتمل الموقع الواحد على اكثر من ماكينة .
> رقم الموقع : يجب كتابة رقم الموقع الذى سيتم اختياره فى عمود الموقع ، ويمكنك الحصول على رقم الموقع بالرجوع لتعريف الموقع وذلك من خلال الدخول على برنامج الحضور والانصراف > مواعيد العمل > مواقع العمل > عمود الكود
> تاريخ البداية : هو تاريخ بداية سحب البصمة يعنى تاريخ بداية البصمات التى سيتم سحبها ، ويمكن ادخال تاريخ قديم فى حالة ان المستخدم يريد بصمات بأثر رجعى
وهنا يجب التنويه الى ان تاريخ جدول مواعيد العمل يجب ان يكون قبل او يساوى تاريخ بداية البصمة
> استخدام مفاتيح الوظائف :
فى حالة تحديد هذا الخيار فهذا يعنى ان الموظف سيحدد نوع البصمة على الماكينة من خلال ضغط زرار F1 ثم يسجل بصمته فيتم اعتبار هذه البصمة حركة حضور وسيقوم بضغط زرار F2 ثم يسجل بصمته فيتم اعتبار هذه البصمة حركة انصراف
اما فى حالة عدم تحديده فهذا يعنى ان البرنامج سيأخذ اول بصمة فى اليوم حركة الحضور وأخر بصمة تمثل حركة الانصراف
ملحوظة : زرار F1 و F2 على سبيل المثال قد يختلف من ماكينة لاخرى
> بيانات الاتصال بالماكينة : وهنا يتم ادخال مايلى
- IP Address
- Port No الخاص بالماكينة (يكون 4370 فى حالة ماكينة ZK)
- Password اذا كان للماكينة كلمة مرور للاتصال بهايتم ادخاله واذا لم يوجد يتم ادخال 0
مع مراعاة عمل (حفظ التعديلات) بعد الانتهاء من ادخال وحفظ شاشة بيانات الاتصال بالماكينة
ثالثا : ضبط اعدادات السيرفيس
لضبط اعدادت السيرفيس يتم الدخول صفحة اعدادات السيرفيس https://localhost:9006 ثم Settings وضبط الاعدادات كما يلى :
اعدادات خاصة بالمزامنة Sync Duration :
- Start time و End tim : وهو ميعاد بداية ونهاية عمل السيرفيس يوميا ، مثال ان يبدأ عمل السيرفيس فى 12:00 صباحا وتنتهى فى 11:59 مساءا بحيث تغطى كامل اليوم .
- Interval In minutes : ويمثل معدل تكرار سحب البصمة بالدقايق ، مثال ان يتم سحب البصمات كل 5 دقايق اوكل 15 دقيقة وهكذا .
اعدادات خاصة بقاعدة البيانات Target :
- Target Type : يتم اختيار HR Enterprise
- Tenant : يتم كتابة اسم قاعدة البيانات المطلوب الربط معها
- Location ID : يمثل رقم الموقع او الفرع ويتم الحصول عليه من تعريف الفرع او الموقع كما اوضحنا مسبقا ، لأن الفرع الواحد قد يشتمل على اكثر من ماكينة وهو ما تم الاشارة اليه مسبقا فى تعريف ماكينات الحضور والانصراف
- Base Url : ادخال عنوان قاعدة البيانات /https://WWW.Enterprise-hr.com وهو يمثل رابط البرنامج
وبعد الانتهاء من ادخال الاعدادت السابقة يتم عمل save لحفظ هذه الاعدادات
ثم يتم عمل Load Machine وذلك لتحميل جميع الماكينات المرتبطة بالفرع Location ID والتأكد من ادراجها جميعا بما يؤكد تعرف السيرفيس على الماكينات المعرفة على البرنامج ،
ثم عمل save مرة اخرى لحفظ الربط بين السيرفيس والماكينات التى تم تحميلها .
اختبار صحة الاتصال لكل ماكينة والمزامنة اليدوية :
- يتم عمل Text Connection للتأكد من نجاح ربط الماكينة بالبرنامج من خلال السيرفيس وتظهر رسالة توضح نجاح الاتصال ، وفى حالة فشل الاتصال يتم مراجعة تعريف الماكينة مرة أخرى وان جهاز الكمبيوتر يتصل بشكل صحيح مع الماكينة .
- كما يمكن عمل Manual Sync (خطوة اختيارية) حسب رغبة المستخدم لسحب البصمات من تاريخ البداية المحدد فى تعريف الماكينة .
كيف يمكن استعراض ومراجعة البصمات المسحوبة من الماكينة
لاستعراض ومراجعة البصمات الناتجة من الماكينة فإنه يمكن ذلك من خلال شاشة الارشيف
ويمكن الدخول الى شاشة الارشيف من برنامج الحضور والنصراف > بيانات الحضور > أرشيف حركات ماكينات الحضور
وتحقق هذه الشاشة للمستخدم العديد من المميزات منها :
- يظهر فى هذه الشاشة جميع حركات البصمة لكل الموظفين من جميع ماكينات الشركة فى مختلف المواقع والفروع وهو ما يعطى رؤية شاملة لمسئول الموارد البشرية .
- يمكن عمل تنقية صفوف لفلترة النتائج بأى عمود موجود فى الشاشة مثل الفلترة على حركات فنرة معينة و/ او الحركات الناتجة عن ماكينة معينة و/او الفرع وهو مايسهل استعراض ومراجعة حركات فرع او ماكينة معينة عن فترة محددة .
- تمييز الحركات الصحيحة باللون الاخضر والحركات الخطأ باللون الاحمر وهو ما يسهل حصر المشاكل والعمل على حلها
- يظهر فى عمود الملاحظات (مقبول) للحركات الصحيحة
- ويظهر فى عمود الملاحظات (سبب الخطأ) للحركات الخطأ وهو عمود هام جدا لأنه يوضح للمستخدم سبب المشكلة كما سيأتى شرحه فى الأخطاء الشائعة
الاخطاء الشائعة فى حركات البصمة المسحوبة من الماكينة
فى شاشة الارشيف التى سبق شرحها تظهر الحركات الصحيحة بلون أخضر وتظهر كلمة ( مقبول) فى عمود الملاحظات ، بينما تظهر حركات البصمة التى تحتوى على اخطاء بلون احمر ويظهر (سبب الخطأ) فى عمود الملاحظات ، وفيما يلى توضيح لبعض الاخطأء الشائعة فى حركات البصمة المسحوبة من ماكينة الحضور والانصراف :
× كود الحضور والانصراف على الماكينة ليس مربوط بموظف فى البرنامج
هذا يعنى ان (كود الموظف) المسجل على الماكينة غير مسجل فى اعدادت الحضور والانصراف لهذا الموظف
وللتأكد من ان كود الموظف فى الماكينة موجود على البرنامج يتم الدخول على برنامج الحضور والانصراف > مواعيد العمل > اعدادات الحضور والانصراف > عمود (الكود فى الماكينة)
وسنلاحظ ان عمود الكود فارغ لهذا الموظف لذلك يجب التأكد من ان كود الموظف على الماكينة مدخل مسبقا فى اعدادات الحضور والانصراف قبل البدء فى سحب حركات البصمة
× تم تجاهل هذا الاجراء لأنه كان هناك اجراء اخر بعده فى نفس الوقت تقريبا
يظهر هذا الخطأ عندما يقوم الموظف بتكرار البصمة خلال نفس الدقيقة ، فيقوم البرنامج باعتبار البصمة الاولى مقبولة ويتجاهل البصمات التالية لها فى نفس الدقيقة مع ظهور هذا الخطأ امام هذه الحركات المكررة .
× لا يوجد وردية اما ان الموظف تم تغيير ورديته او ليس له جدول مواعيد عمل او اليوم هو عطلة/راحة/اجازة
هو من الاخطاء الشائعة جدا خاصة فى بداية العمل على البرنامج ويحدث لعدة اسباب مثل :
- ان جدول مواعيد العمل لم يتم تطبيقه Apply Schedule او لم ينتج عنه فترات فلن تظهر بصمات الموظفين المرتبطين بهذا الجدول كأن الجول غير موجود لذلك يجب مراجعة جدول مواعيد العمل فى برنامج الحضور والانصراف > مواعيد العمل > جداول مواعيد العمل
- ان يكون جدول الاعمال منتهى بسبب ان تاريخ نهاية الجدول قبل تاريخ اليوم الحالى تاريخ سحب البصمات لذلك يجب مراجعة جدول مواعيد العمل ايضا
- ان يكون اليوم عطلة رسمية او راحة اسبوعية والموظف بصم فى هذا اليوم فسوف تظهر هذه الحركة بلون احمر
- ان يكون الموظف متقدم باجازة فى هذا اليوم
× غير مسموح بالبصمة فى هذا الفرع
يظهر هذا الخطأ اذا بصم الموظف فى فرع لا يحق له البصمة فيه ، فيجب مراجعة الفروع المسموح له بالتوقيع فيها فى اعدادات الحضور والانصراف لهذا الموظف وذلك من خلال برنامج الحضور والانصراف > مواعيد العمل > اعدادات الحضور والانصراف
مع ملاحظة انه فى حالة وجود اكثر من ماكينة فى الشركة فيجب ان يكون كود الموظف على الماكينة هو كود واحد فى كل الماكينات ، لأن كود الموظف على الماكينة هو عبارة عن كود واحد فقط على البرنامج فى اعدادات الحضور والانصراف وليس اكثر من كود وذلك حتى يمكن تتبعه .
× يجب تسجيل الخروج من نفس الفرع الذى تم تسجيل الدخول فيه لأن ورديتك لا تسمح بذلك
يظهر هذا الخطأ اذا كان غير مسموح بالتسجيل فى اكثر من موقع خلال الوردية(الشيفت) مثل ان يقوم الموظف بعمل بصمة حضور فى المركز الرئيسي و يسجل بصمة انصراف فى فرع اخر ، ويتم التحكم فى ذلك من خلال خيار (السماح بالتسجيل فى اكثر من موقع خلال الوردية ) فاذا كان هذا الخيار غير محدد وقام الموظف بعمل بصمة حضور فى فرع وسجل بصمة انصراف فى فرع اخر سيظهر هذا الخطأ
لذلك يجب مراجعة خيار (السماح بالتسجيل فى اكثر من موقع خلال الوردية) وذلك من خلال برنامج الحضور والانصراف > مواعيد العمل > تعريف الوردية
ويوفر برنامج HR-Enterprise تجربة رائعة فيما يخص ماكينات البصمة بشكل عام حيث يوفر العديد من المميزات منها :
- يتم عمل مزامنة تلقائيا مع ماكينة البصمة مع ترجمة حركات البصمة على السيستم الى ساعات عمل وأيام مأموريات وساعات تاخير و ساعات اضافى وايام غياب ،
- امكانية ربط عدة ماكينات للبصمة بالبرنامج لكل فرع من فروع الشركة باختلاف مواقع الفروع .
- امكانية تنقية حركات البصمة تلقائيا بسحب اول حركة دخول واخر حركة خروج للموظف.
- تسهيل حصر حركات البصمة للموظف واستخراج تقرير بنسيان حركة البصمة دخول او خروج وعقوبة نسيان البصمة.
- تصفية حركات البصمة تلقائيا وتجاهل الحركات المدخله بشكل خطأ على ماكينة البصمة واعطاء تقارير لحظية بعدد الموظفين الحضور والغياب والاجازة والراحة.
- مطابقة حركات البصمة للموظف مع الشيفت المعرف على السيستم
- استخراج تقارير لنتائج الحضور والانصراف بشكل مختصر وبشكل مفصل.
- يدعم الربط مع اكثر من نوع ماكينة بصمة مثل ( ZK - Bio star - Nitgen - system max- Hikvision - .... ) باختلاف امكانياتها.
للمزيد يمكنك مشاهدة الفيديو :