نظرا لطول مدة المشروع وتعدد مراحله وضخامة مشروعات المقاولات فان الجدول الزمني يعتبر من اهم العوامل التي تضمن نجاح المشروع وتسليمه في الوقت المحدد خاصة اذا تم اعداده بشكل دقيق مبنى على فهم جيد وواضح للمهام المطلوبة، والامكانيات والموارد المتاحة، والتخطيط الجيد للتعامل مع أي تغيرات قد تطرأ أثناء تنفيذ المشروع .
ماهو الجدول الزمنى للمشروع ؟
الجدول الزمني لمشروع المقاولات هو احد الادوات التى يستخدمها المكتب الفنى وهو يمثل الخطة الزمنية لتنفيذ المشروع ، فهو الذى يحدد المسار العام لخطوات العمل فى المشروع منذ بداية المشروع حتى تسليمه للعميل ويتم ذلك من خلال تحديد المدى الزمنى لكل بند من بنود المشروع ، لذلك فإن مراقبة الجدول الزمني تعد عملية ضرورية جدا للتأكد من أن المشروع يسير وفقًا للخطة الموضوعة واكتشاف الانحرافات ان وجدت والعمل على معالجتها.
وبنائا عليه فإن الجدول الزمني ليس مجرد خطوة تنظيمية فحسب ، بل يساهم بشكل كبير فى انجاح المشروع من خلال التخطيط الجيد وتحديد خطوات التنفيذ والفترات الزمنية بشكل دقيق ومنظم .
أهمية الجدول الزمني فى مشروعات المقاولات
الجدول الزمني أداة أساسية لضمان نجاح المشروع بكفائة أعلى حيث يحقق الكثير من المزايا منها مايلى :
1- يسهم بشكل كبير فى تسليم المشروع في الوقت المحدد On Time Delivery (OTD) او بأقل فترة تأخير ، وهو ما يؤدى الى زيادة رضا العملاء وثقتهم واسناد مشروعات جديدة للشركة .
2- تجنب اهدار الموارد المادية والبشرية وإدارتها بشكل اكفأ .
3- يضمن تنفيذ بنود الاعمال في الأوقات المحددة لكل مرحلة .
4- يساعد على الاستغلال الأمثل للموارد Resource Optimization حيث يساعد فريق العمل على ترتيب الأولويات وتوزيع الموارد على المشاريع والمواقع والبنود بشكل افضل سواء كانت موارد بشرية اومادية او آلات ومعدات .
5- تجنب تأخر تسليم المشروع بتجنب التأخيرات المفاجئة والغير متوقعة وما يترتب على ذلك من تكاليف او غرامات اخرى .
6- يسهل التواصل والتنسيق بين جميع ألاطراف العاملة فى المشروع، المقاول العام والمكتب الفنى ومديرى المشاريع والموردين ومقاولين الباطن .
7- ترشيد التكاليف من خلال الحفاظ على كونها ضمن الميزانية المخططة Estimated Budget .
8- متابعة تقدم المشروع بشكل منتظم وتحديث الجدول حسب الحاجة .
9- الاكتشاف المبكر للانحرافات عن الخطة الموضوعة ، مما يسمح باتخاذ الإجراءات المناسبة لتجنب زيادة التكاليف أو التأخير في التسليم .
10- تحديد المسار الحرج لتنفيذ المشروع Critical Path of Project Scheduling والذى يتمثل فى مجموعة البنود الرئيسية التي تحدد فى مجموعها مدة تنفيذ المشروع بالكامل ، والتى اذا حدث تأخير في أى منها سيؤدي إلى تأخير المشروع ككل.
مزايا وفوائد الجدول الزمني لمشروع المقاولات من DOUBLE CLICK ERP
من خلال أداة Gantt Chart فى برنامج المقاولات تم تطوير الجدول الزمنى للمشروع بما يحقق العديد من المزايا نذكر منها مايلى :
- يوفر عرض لجميع بنود المشروع بالتفصيل ضمن مخطط زمني تفاعلي Gantt Chart
- يوفر لجميع الاطراف أداة فعالة لتحليل ومراقبة تقدم المشروع بشكل دقيق مثل المقاولين والمكتب الفنى و مديري المشاريع
- توفير رؤية شاملة للجدول الزمني للمشروع وبشكل تفصيلى لكل بند من بنوده .
- يساعد فى تتبع سير العمل لجميع مراحل المشروع والرقابة على الجانب التنفيذى .
- تقوية التواصل والتنسيق بين الاطراف العاملة فى المشروع مما يسهم في إنجاز المشروع بنجاح
- يسهل مراجعة تقدم المشروع ومراقبة أية تأخيرات أو تغييرات قد تحدث.
- يمكن المستخدمين من إدخال البيانات المتعلقة بالفترة الزمنية لكل بند من بنود المشروع
ومن ثم يكون البرنامج فى هذه الجزئية بمثابة مساعد قوى في الاكتشاف المبكر للانحرافات ومن ثم اتخاذ اجرائات استباقية ، مثل إعادة تخصيص الموارد أو اعادة ترتيب اولويات تنفيذ البنود ، بما يضمن استمرارية المشروع وفق الخطة الزمنية المتفق عليها وتسليم المشروع فى الوقت المحدد وتجنب التكاليف الزائدة التى ستترتب على ذلك .
خطوات اعداد الجدول الزمنى للمشروع :
حتى تحصل على جدول زمنى فعال للمشروع يجب مراعاة الخطوات التالية :
اولا : تحديد نطاق المشروع Project Scope
من خلال المستندات الرئيسية للمشروع يتم استخراج بيانات هامة جدا تفيد فى اعداد الجدول الزمنى مثل :
- عقد المشروع Project Contract : الذى يحدد حقوق والتزامات المالك والمقاول والمدة المتوقعة لتنفيذ المشروع وفترة التجارب وتاريخ التسليم المتوقع
- تحليل جدول الكميات Bill Of Quantities (BOQ) : يحدد بنود الاعمال المطلوب تنفيذها وكمية كل بند وهو مستند هام ومفيد جدا فى عملية تقدير الوقت اللازم لتنفيذ كل بند
- كراسة الشروط : لتوضيح الاشتراطات العامة والخاصة التى يجب مراعاتها على المشروع بشكل عام او على تنفيذ بنود معينة بشكل خاص
- اللوحات والمخططات و الرسوم Drawings : المخططات والرسوم المتعلقة بالجوانب الانشائية او المعمارية او الكهرباء او السباكة والصرف الصحى ... وهى تساعد بجانب جدول الكميات فى اعداد(WBS) Work Break Down Structure
ثانيا : تحديد مراحل المشروع (اعداد مخطط التنفيذ)
وفى هذه الخطوة يتم تقسيم المشروع الى خطوات قابلة للتنفيذ وهى ما يطلق عليه مراحل التنفيذ وهى تختلف من مشروع لأخر فقد تكون عمارات (عمارة 1 ، عمارة 2 .... مثلا ) كما فى مشروعات انشاء المدن السكنية او قطاعات (قطاع 1 ، قطاع 2 ... ) كما فى مشروعات تنفيذ الطرق .
ثالثا : توزيع بنود الاعمال على المراحل WBS
وهنا يتم توزيع بنود الاعمال على المراحل (بنود مخطط اللتنفيذ) وهى المرحلة التى نطلق عليها (توزيع مخطط التنفيذ) ويتم ذلك بتحديد الكمية اللازمة من كل بند اعمال لتنفيذ كل مرحلة من مراحل المشروع (WBS) Work Break Down Structure وبنائا عليه يتم ايضا تحديد نصيب كل مرحلة من بنود التكلفة مواد /عمالة / معدات /مصنعيات /مصروفات
رابعا : تقدير الفترة الزمنية لكل بند Estimate Activities Duration
و يتوقف تقدير الفترة الزمنية لكل بند على عدة عوامل مثل :
- حجم العمل فى البند وتفاصيله
- الاشتراطات المحددة من قبل الجهة المالكة للمشروع
- مدى توافر العمالة والمعدات العاملة فى المشروع وكفاءتها
- تاريخ التسليم المتفق عليه عند التعاقد وكذلك الفترة التجريبية للمشروع
- الظروف الخارجية كالمناخ أو الفترات اللازمة لتوريد وتشوين الخامات
وهنا يجب التنويه الى ان تقدير الفترات الزمنية بدقة لكل بند يساعد في وضع جدول زمني مفيد و فعال على مستوى المشروع ككل .
واثناء العمل على تنفيذ المشروع يتم متابعة الجدول الزمنى اولا بأول من خلال استعراض جميع الاعمال بالتفصيل ضمن المخطط الرسومى للوقت حيث يتم مراجعة تقدم المشروع ومراقبة أية تأخيرات أو تغييرات قد تحدث ، وبنائا عليه يتم اتخاذ الاجراءات التصحيحية المناسبة فى الوقت المناسب ، كإعادة تخصيص بنود التكلفة (خامات /عمالة / معدات.....) و/أو اعادة ترتيب الأولويات ، مما يحافظ على ابقاء سير المشروع على الخطة الزمنية المحددة مسبقا . ومما يساعد ايضا فى متابعة اداء المشروع تقارير مؤشرات الاداء .