برنامج المشتريات والموردين

 برنامج المشتريات

ادارة كاملة لدورة الشراء داخل المؤسسة بداية من تسجيل طلب صرف للاصناف لمعرفة الموجود منها بالمخازن ثم اصدار طلب شراء للاصناف الغير متوفره بالمؤسسه الي إصدار أوامر الشراء للموردين مرورا بإثبات فواتير المشتريات بكافة أنواعها وإشكالها سواء كانت فواتير مشتريات خاصة بالسلع او خاصة بالخدمات مع إمكانية تحميل تلك المشتريات ببعض المصروفات التي تم إنفاقها عليها مثل تكاليف النقل – المشال مع التأثير مباشرة علي تكاليف الاصناف المشتراه . ويرتبط هذا النظام ارتباط مباشر مع نظام الحسابات العامة و المخازن و المدفوعات و المقاولات و كافة البرامج الأخري.

دورة المشتريات

 

    طلب صنف: وهو بمثابة طلب شراء لكن داخلى يستخدم لطلب اى صنف من الادارات المختلفة . فقد يتم طلب صنف موجود بالمخازن فيكون فى هذة الحالة ليس طلب لشراء ولكنه طلب للصرف وكل طلب صنف هو مدخل للمخازن وليس للمشتريات وفى حالة عدم توفر الصنف المطلوب او جزء من الكمية بالطلب يتم تحويل الطلب أليا بالبرنامج لطلب شراء (Requisition) و الذى يتم مراجعته واعتمادة من مدير المشتريات.

    الفحص والاعتماد Approval  Requisition : يعتمد مدير المشتريات الطلبات القيد مستوفاه من المخازن ويتم تجزئة الطلبات بتواريخ مختليفة طبقا للسيولة والاحتياج.

    طلب عرض أسعار RFQ / RFP : بعد انشاء طلب الشراء واعتماده يقوم البرنامج بأصدار طلبات عرض اسعار  للموردين المعتمدين فى البرنامج والمسجل اسماءهم فى قيد الموردين ASL) Approval Supplier List) للاصناف المذكورة فى طلب الشراء  آليا و ارساله الي الموردين عن طريق البريد الالكتروني E-mail.

    عروض الأسعار Quotation : يتم تسجيل كل العروض المقدمه من الموردين واختيار أفضل سعر وأفضل فترة توريد وأفضل طريقة سداد.

    أمر الشراء PO : يتم اصدار أمر الشراء من البرنامج آلياً بعد اختيار افضل عرض سعر وينتظر البرنامج حتي اعتماد أمر الشراء لإرساله بواسطة البريد الالكتروني أو طباعته.

دورة الإستلام والفوتره والدفع


    برنامج حسابات
    الإستلام المخزني بعد الفحص والإعتماد وتسجيل إذن الإضافه.

    تسجيل فواتير الشراء مع امكانية تحميلها مباشرة من أوامر الشراء توفيرا للوقت والمجهود.

    إضــافة جميع أنواع المصروفات المتعلقة بمستند الشراء مع تحديد طريقة توزيعها بالطرق المختلفة.

    التأثير اللحظي علي كشوف حسابات الموردين عند حفظ فواتير الشراء.

    تحديد تاريخ إستحقاق كل فاتورة وتتبع مايترتب علي ذلك من أعمار للديون.

    تسجيل مردودات المشتريات وذكر سبب الرد وما يتبع ذلك من تأثير علي الحسابات.

    الربط بين أوامر الشراء والإعتمادات المستندية وبين المدفوعات النقديه والشيكات.

قيد الموردين و تقيم اداء الموردين‎

    تسجيل كافة بيانات المورد من ملف ضريبي و سجل تجاري و بيانات الاتصال بالمورد و الاشخاص المتعامل معهم.
    ربط المورد بدليل الاصناف من خلال تسجيل قيد الموردين.

    اضافة كود الصنف لدي المورد في دليل الاصناف بحيث تكون المستندات (طلب عرض اسعار،أمر الشراء،فاتورة الشراء) متوافقه مع المورد.

    استخراج تقارير اداء الموردين من حيث الالتزام بالتوريد في الكميات و الفترات الزمنيه.

التسويات والمصروفات


اضافة جميع أنواع المصروفات المتعلقه بمستند الشراء مع تحديد طريقة توزيع تلك المصروفات علي الاصناف سواء بالنسب او القيم. تحديد تاريخ استحقاق كل فاتورة و ما يترتب علي ذلك من تقارير أعمار الديون. تسجيل سند مردودات المبيعات و ربطه بفاتورة المشتريات و تسجيل سبب الرد و مايترتب علي ذلك من قيود يوميه و سند صرف من المخازن في حالة الربط اآلي. ربط المدفوعات بالفواتير و أوامر الشراء.

تقارير حسابات الموردين

  • ميزان مراجعه الموردين
  • كشف حساب
  • إجمالى اعمار الديون تحليلى
  • إجمالى اعمار الديون اجمالى
  • كشف الحساب تفصيلى
  • (تقرير ضريبة الخصم الضريبى (نموذج41

تقارير المشتريات

  • الضرائب على الفواتير
  • الخصومات على الفواتير
  • المصروفات على الفواتير
  • تفصيلى مشتريات الاصناف
  • إجمالى مشتريات الاصناف
  • مشتريات الموردين الشهرى
  • تقرير الاسعار

تقارير عروض الاسعار وأوامر الشراء

  • تقرير عروض الاسعار بالتفاصيل
  • تقرير افضل الاسعار
  • يومية المشتريات
  • تجميع اوامر الشراء
  • تقرير اوامر الشراء تفصيلي
  • تقرير بيانات امر الشراء
  • تقرير مصفوفة اوامر الشراء
  • تقرير أوامر الشراء و الفواتير